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秘书长作为学会理事会各项决策、活动规划的具体执行者，无论台前幕后都发挥着的重要作用。要做好秘书长工作，必须爱岗敬业和不断创新，以学会发展为己任，当好理事长的参谋。我自2007年任中国中文信息学会秘书长以来，虽已历经了较长时间的工作锻炼，但对此项工作的认识仍在不断探索中。结合工作实践，谈谈秘书长的定位：
一、理事会决策的执行者
理事会是学会的最高决策机构，秘书长不但要参与理事会的决策，更重要的是要将理事会的决议，一件一件在日常工作中落实。对于科技型学会理事会成员基本上是兼职，都有各自的本职工作，在学会发展的关键时刻，他们虽能够积极出谋划策，但是他们不可能有时间和精力落实这些建议。作为秘书长，应该清楚地分析学会目前具有的资源，并根据轻重缓急有序地推进和落实理事会的各项决议。
二、组织机构的建设者
一个社会组织的运作必须做到“有章可循”，这是工作人员规范、高效地开展工作的保障，而制度不健全、管理不完善将直接影响到社会团体发挥应有的作用。秘书长应带领组织建立健全内部管理制度，包括财务管理制度、档案管理制度、会员管理制度、人力资源管理制度、保障和激励制度、行政综合管理制度、人员培训制度等6大类、14小类制度，并确保制度符合学会实际需求，具有可行性，且能严格贯彻执行。学会在理事会的领导下逐步完善了内部管理制度，将各项事务纳入制度化、规范法管理的轨道，建立起健康、规范的工作秩序，很好地规范了学会工作人员的行为，做到各项工作有章可循，权责明确，细致入微。
学会的决策和运作需要依靠工作人员执行和完成，工作人员的能力和效率则直接关系工作的开展。为此，人才管理作为影响社会组织运作的重要因素之一，也是秘书长工作需要考虑的问题。一方面，在建立完善的人事管理制度基础上，应坚持“人尽其才、才尽其用”的原则，充分调动员工的积极性和工作热情，鼓励工作人员提建议，主动承担工作，为人才提供施展才能的平台和空间；另一方面，动员高校、科研机构、专家学者积极投入学会的志愿者服务工作，吸纳广泛的志愿者参与组织的活动。
三、社团活动的规划师
社会组织的生力在于活动。秘书长需要结合领域特点，制订符合领域发展方向的活动计划，供理事会讨论决策。同时，还应善于整合资源，引领学会开展多种形式的活动，促进学科领域的人才培养，鼓励科技创新，推动学科领域的发展与进步。
第一，制订年度工作计划。应结合实际，注重部署全年的重点工作，并根据上年度工作总结，将亟待解决的问题列人新一年工作计划。此外，要求秘书处工作人员拟订个人工作计划，将个人计划与学会的需求结合起来，按工作内容、实施要求、完成时间、参加办法、负责人等内容制订出年度工作计划，保证工作任务具体，责任明晰。
第二，组织多种形式的学术活动。在实际工作中，学会始终以中国科协“三服务一加强”的工作方针为指导，把开展国内外学术交流作为中心工作，并进行技术咨询服务、办好学会刊物，编辑出版学术书刊等。根据学会的实际需求，每年开展多种形式的国内外会议，包括座谈会、研讨会、讲习班及学术会议等。例如， 2015年学会承办了国际计算语言学会议，积极推进与国际学科领域的学术交流和沟通，扩大学会及中国学者在国际学界的影响力；向国家新闻出版广电总局建议修改《中华人民共和国著作权法》等。
第三，推进科普工作。为进一步加大学科领域内科技创新的后备人才选拔和培养力度，秘书长应积极联络学科内的相关领域专家学者，大力推进科普工作。如：自2005年起学会与微软亚洲研究院联合主办了9届语言技术暑期学校，都获得了广大师生的普遍好评，为自然语言技术的人才培养和技术推广作出了贡献，数以千计的青年教师和学生在暑期学校中获得了来自国内外顶级企业及研究机构的著名学者的当面指导，受益匪浅。
第四，制定科技奖励制度。科技奖励制度对激发科技人员创造热情、激励学科领域的科技创新、促进拔尖人才脱颖而出发挥着举足轻重的作用。在开展科技奖励评选工作中，我们坚持做到：一是紧密围绕国家需求、学科发展趋势，引领学科发展，提高学会奖励知名度；二是制定透明公开的评选条例和评审程序，提升社会组织奖励在学科领域内的认可度，使评审过程和结果得到行业和全社会的认同。例如，将奖励办法、实施细则、评审流程和评审结果等公布在社会组织网站上；三是加大宣传力度，提高社会认知度。通过网络媒体、科技出版物、学术会议、新闻报道等媒介对奖励工作进行宣传；四是举办颁奖仪式，提升社会影响力。颁奖仪式是对获奖者科技成果的充分肯定和认可，重视颁奖活动和加强对获奖人员的宣传，可以充分体现奖项的权威性和荣誉性，是提升奖后效应的重要途径。
为调动学科内技术研究专家和学者的积极性，自2006年起设立了“钱伟长中文信息处理科学技术奖”（2010年起设立了“汉王青年创新奖”），每两年评奖一次，至今已经成功举办5届，对推动我国中文信息处理领域的科技发展与进步，激发科研人员，尤其是青年学者的创造性起到了积极的作用；为推动学科领域的科技进步，鼓励创新性研究，促进青年人才成长，激发青年学者的创新热情，从2012年起设立了“学会优秀博士学位论文奖”，奖励在攻读博士学位期间，在相关领域的基础理论或应用研究中取得重要成果，或在关键技术或应用技术创新等方面成果显著的优秀博士毕业生。每两年评选一次，并在学会学术年会上举行隆重的颁奖仪式。
四、对外沟通的外交家
第一，与会员的交往。学会是人的聚合体，会员作为学会的基本组成部分和服务的对象，其加入与退出全凭自愿，会员加入社会组织，总是希望能够享受到社会组织提供的良好服务，感受到加入社会组织的优越性和归属感。为吸纳会员，不断发展壮大社会组织，首先要解决的问题是如何满足会员的需求。因此，在与会员的交往中，秘书长需要将“服务”二字放在最显著的位置，注重了解会员需求，把做好会员服务作为社会组织日常工作中的重要内容，把会员难点作为自己工作的重点。在实际工作中必须建立完善的会员服务工作体系，提升服务会员的能力，使之真正成为该领域工作者之家。
在会员发展工作中，我们通过建立健全会员工作基础设施平台，确保会员工作规范化，包括积极推广个人会员管理系统，建立会员工作站等，反映会员的呼声和诉求；通过建设会员服务与互动平台，使学会成为本领域专家学者交流与互动的核心平台，包括依托学会网站宣传会员服务，借助会刊加强与会员的互动，利用网上互动平台（如博客、微博、微信）等新媒体形式宣传和推广学会的各类活动，及时了解到会员对学会工作的反馈信息，形成了与会员进行快速互动的机制；通过为会员提供丰富的个性化专业服务，使学会成为新老会员信任依赖的、富有活力的、可持续发展的全国性专业团体，为本学科发展和会员成长提供一个坚实的基础和有力的保障。例如，在中国科协的支持下，推出会员日等会员活动，加强了学会和会员之间的交流，为学会与会员、会员与会员之间搭建一个沟通渠道。
第二，与政府部门的交往。党的十八届三中全会在对我国未来一段时期的改革总体设计中，突出强调了加快转变政府职能的改革进程，社会组织作为政府的伙伴和助手，将成为政府放权和实施社会服务职能的重要载体。要充分发挥学会的特点，探索学会有序承接政府职能的可能模式，不断提高服务创新、服务社会、服务政府、服务科技工作者的能力和水平，进一步增强参与改革的主动性、创造性，勇于担责，主动作为，充分发挥自身专业特长和组织优势，为稳妥、高效地承接政府转移职能，提供有力支撑。
第三，与新闻媒体的交往。在当前信息时代的背景下，新闻媒体作为社会组织与公众接触、沟通的重要桥梁和工具，发挥着越来越突出的作用，日益成为社会组织对外关系不可忽视的组成部分。运用新闻媒体（尤其是新媒体）的各种优势，可以快速地向社会公众传递社团的消息、宣传活动，树立良好的公众形象，努力提升学会的知名度，扩大其在相关（学术）领域的影响力。作为秘书长应该充分认识到对外宣传工作的必要性和重要性，利用好媒体平台，争取在自身领域拥有话语权。
我们主要利用组织的官方网站，对学会动态进行了详细的宣传和介绍。在图片新闻、热点新闻等栏目中对即将举办或已经结束的活动和会议，通过文字、图片等方式进行详细的报道。包括人民网、新华网、新浪网、《光明日报》在内的多家纸媒、网络媒体对学会的年会进行采访报道。在学会最近举办的各种活动中，尤其注重利用微博和微信这些方便快捷、涵盖面广的新兴媒介宣传和推广学会的学术活动。例如，“自然语言处理青年学者研讨会”“全国计算语言学学术会议”“全国机器翻译研讨会”“全国信息检索学术会议”等。
当好一个科技型社团的秘书长是不容易的，需要不断学习相关学科的前沿进展，不断地开拓学会发展的新思路，更重要的是需要保持对社团工作的热爱，持续付出自己的热情和心血。
（摘自中国社会组织）
作者系中国中文信息学会秘书长