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黃浩明 中国国际民间组织合作促进会秘书长
作为秘书长，要管理好—个非营利、非政府、志愿性、自治的具有组织功能的社会组织，应具备三大要素，即大局意识、协调能力和控制能力，才能够领导好社会组织朝着依法管理的轨道，健康有序发展。
秘书长要具备大局意识
大局意识的实质是社会组织的战略意识。作为秘书长，必须要有大局意识，要做到不计较眼前得失，从长远考虑，得到最广最多的利益，实现最终目标，同时还需要建立一个整体社会的利益观和战略观。秘书长还要引导员工认识到社会组织的命运与国家的命运息息相关、密不可分，从而培养他们对国家的认同、忠诚和热爱。
大局观下的领导风格。领导风格大致可分为四种类型，即指导、培训、支持和授权。在组织形成阶段或初创阶段所需要的领导风格是指导式；当组织的内部发生冲突或产生了问题时所需要的领导风格是培训式；组织已经规范发展也已经步人正轨，这个时候需要的领导风格是支持式；组织已经变得非常成熟，能独立自主地处理各种问题和危机，这个时候我们最好采用授权式的领导风格。
指导式领导主要强调“高目标”“效率”以及这个组织的良好表现。指导式领导看上去工作方式会很生硬，命令的模式多一些明确的指令也显得特别重要。在实际管理过程中，如果要采用指导式的领导方式，就需要尽可能地避免不关心员工、不相信员工的情况出现，同时要考虑人的基本需求。
培训式领导一般应用于组织内部发生冲突的时候，发生冲突的原因主要是人与人之间的关系发生了变化，所以培训式的领导方式更注重人与人之间关系，需要考虑好各成员之之间的合作空间和合作关系，在培训式的领导方式中，一定需要相信员工，相信每一位员都有潜在的能力。在处理冲突时，作为领导一定要保持冷静和友好，因为只有冷静和友好才能够协调和处理冲突事件，从而鼓励和支持员工独立地、有步骤地解决冲突，才能确保组织目标的实现。
支持式领导的特点是根据每一个机构的不同情况，分别强调合作、激励与表现，让员工参与解决这个机构所产生的问题，明确员工想做什么，并试图寻找到产生分歧的根源，强调参与整个组织目标实现的每一个过程，它最重要的特点就是热衷于处理好组织内部员工的人际关系。
授权式领导。作为一个领导，去授权別人做某一件事，建立在了解被授权人基本能力的基础之上，同时也是需要有胆量的，因为你授权了某一位同事，他将根据你的指导方针（指导方针就是组织要实现的目标）由他来决策和执行，最终达到你需要的结果。授权式管理中的指导方针（即目标），第一个关键的问题是如何确定基本原则，一切围绕目标进行工作；第二个关键的问题就是程序，如果你超越了这个程序，就会造成一些新问题的出现。作为一个组织的领导，授权的基本点就是要保持中立；在保持中立的过程当中要给员工足够的管理空间：在授权过程当中，一定要坚持“基本不干涉目标实现”的原则。授权式领导一个很大的特点就是不要过于注重人际关系，而需要坚持中立原则。这个中立是为了组织的利益、组织的目标而设定的，而不是将个人利益强加于组织利益。
秘书长要做好协调管理
建立与理事会的沟通机制。其实质是如何处理秘书长与理事会的关系。秘书长的基本任务是执行理事会的决议和决定，理事会监控社会组织秘书长的最有效的手段是限制，而不是指挥。理事会必须建立一个沟通和交流体系，给予秘书长以及团队成员充足的管理空间。秘书长在工作中应遵循以下原则：工作任务应该以完成理事会制定的决议为目标，以结果为导向完成各项工作任务；不能超越理事会在行政限制政策中明令禁止的行为。理事会和秘书长之间的法律关系是一个契约关系，是合同关系，双方都需要履行各自的责任和权利，明确各自的权利，社会组织才能够得到整体发展、
理解组织的远景和宗旨。作为秘书长，第一要务是如何理解好组织的远景宗旨，这是组织存在的基础。“远景”包括：一个理想的社会组织的特点是什么？如何依靠自己的力量保证发展？5年或10年目标发展到一个什么程度？什么工作内容是可以改进的？受益人捐赠人如何评价自己的服务？希望员工有什么样的工作环境？员工工作时有么样的感受？宗旨是成立这个组织的原因，即成立的目的，包括：什么是我们的机遇或需求（组织的宗旨）?我们将采取什么措施满足这些需求（组织的业务）?以什么样的原则或信念指导我们的工作（组织的价值观）?
全面管理社会组织资源。资源的全面管理主要包括机构的资金资源、人力资源、设施资源和服务领域，而在实际作过程中还需要了解其他相关的特別容易被人们忽略的重要资源。例如研究能力、评估和评价体系、规划能力、机构的组织能力、社会交往能力、市场营销能力、风险管理能力、信息开发、利用传媒创新和创造能力。这在不同阶段和不同地方也会影响到一个机构的资源合理利用，以确保资源全面利用的综合效益。
做好人力资源管理。员工就是组织的财富。社会组织人员组成以政府部门离退人员居多，专业化程度低，来自企业的人员较少，收入偏低，社会地位偏低，社会保障体系不健全，社会组织人力资源开发面临的困境：一是随着我国经济发展，更多的国际民间组织也需要人才，所以更多的人才将转向国际民间织或国外民间组织工作；二是社会组织培养的优秀人才将有可能放弃现在的工作转向外资企业、独资企业等，以寻求高薪；三是国家缺乏支持社会组织优秀人的政策，例如户口、人才职称评定、社会认可等；四是社会组织市场进入难度大，生存空间小，无法吸收一批优秀人才进入社会组织；五是社会资源开发和服务意识处于初级阶段，社会组织本身能力建设还不能满足社会需求等。
作为社会组织的秘书长，做好人力资源管理要从以下几个方面着手：一要进行薪酬制度的改革，要采用绩效考核的机制；二要建立完善的社会保障体系，尽可能地解决员工的福利问题，使优秀员工留下来；三要用足志愿人员和社会的离退专家以及社会的各种志愿人员；四要以人为本，了解员工的心理需求；五要通过摸索锻炼队伍，提高员工的政治地位、社会地位和经济地位；六要有模范的敬业与奉献精神，起到带头作用。
秘书长的控制管理“法宝”
计划控制管理。计划管理的最大优点是能够帮助自己赢得有效的工作时间。如何制订计划？首先列出今天所要完成的事情，勾画一个任务对照表，这个对照表要把所有要做的事情先进行分类，列出来；第二部分就是要预测一下可能会发生的事情，预测意料之外的任务。
员工为什么不愿意制订计划？一是时间的观念，他可能首先觉得自己没有时间去做计划；二是一种悲观的想法，对于自己能不能做好或者能不能做正确，缺乏基本的了解；三是过于乐观，“这个东西我都知道”，关于一些事情我都搞得非常清楚；四就是懒惰，理论上叫做“推辞”，因为人都有懒惰的天性，这个时候作为秘书长，要学会避免自己的懒惰和员工的懒惰，因为懒惰有传染性；五是缺乏危机意识，比如说现在有一个项目，这个项目到本年度6月就结束了，那下半年的任务是什么呢？项目组的人都做什么呢？这个时候就需要有危机意识，需要看到下半年需要做什么；六是缺乏智慧和表现力，因为人在管理生活当中，表现力通常有两种，不愿意表现和愿意表现，就是通常讲的内向和外向性格的问题；七是缺乏灵活性和自信；八是关于紧急事件，因为在管理过程中，紧急事件并不是预先告诉你的，因为它可能在某一时间就会发生，在紧急事件的处理上，要会应变；九是内外环境的主导因素，比如说雾霾天气很多人不愿意干活，也不愿意做计划，这些都是外部的环境，内部环境指办公室比较拥挤，比较嘈杂，安不下心来，也不愿意制订计划。
沟通控制管理。沟通控制能够消除误解，增加相互理解，从而实现最终的组织目标和项目目标。如何控制和解决分歧？团队管理中出现分歧是一种正常的现象，作为秘书长，最重要的是要了解为什么产生分歧，如何控制分歧的出现，弄清楚分歧的本质，找出产生分歧的根源是什么，作为一个秘书长，当团队产出分歧时应该如何解决？第一要对团队内部的分歧持欢迎态度；第二要用理解的态度去倾听，而不是马上给予评价；第三要尽最大可能地接受、认可员工的合理化建议；第四要达成共识并找到能够解决问题的行动方案。除此之外解决分歧还有一些方法可选择和考虑，比如说明解决分歧的程序与规则，给分歧双方提供合适的交流和评估媒介等等。
时间管理。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效地运用时间。对时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的就是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是减少变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引，在时间管理中，需确定一个优先顺序，也称80/20法则，这是时间管理的重要原则，时间管理的重要意义在于你能经常以20%的付出取得80%的成果。例如，在管理工作中，应该把十分重要的项目挑选出来，专心志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。
总之，作为社会组织的秘书长，要坚持导向和运用机制。秘书长不能空谈，而应协调各方利益相关者和落实理事会的决议。
（作者系中国国际民间组织合作促进会秘书长）
摘自《中国社会组织》