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《写作技巧》编者按：
公文是实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，是行文单位的脸面和形象。公文在社会组织落实党和政府有关政策规定，组织、协调、指导工作，开展交流合作活动等方面发挥着重要作用。本刊邀请赵泽民教授结合国家《党政机关公文处理条例》规定及社会组织的工作特点，讲解“社会组织常用公文写作实务”，以指导社会组织研究掌握公文写作和运用技巧，提高公文处理水平。
赵泽民，石家庄陆军指挥学院教授，硕士生导师。在《人民日报》等报刊发表论文60余篇，出版著作多部。长期担任河北省人力资源与社会保障厅公文培训教师，先后为河北省交通厅、发改委、民政厅、工经联及社会组织等单位讲授公文写作课100多场次。
社会组织常用公文写作实务之一
公文基础知识
公文是实施领导、履行职能、处理公务的重要工具。社会组织作为连结政府与企业的桥梁，必须按照《党政机关公文处理条例》的规定，结合自身实际，认真研究掌握公文写作知识和运用技巧。
一、公文的重要作用
公文的重要性可以用三句话来说明。公文是实施领导的重要工具；公文是社会组织的脸面形象；公文写作是领导者的基本功。
1. 公文是实施领导的重要工具。领导者要率领团队达成目标，除了面对面指导外，很重要的一个方面就是运用公文系统实施领导。公文作为实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，起着指导、布置和商洽工作，上传下达、交流情况的重要作用。自古至今，受到高度重视。《易·系辞》中说， “鼓天下之动者，存乎辞” ，意思是宣传发动大家，靠讲话和文章。曹丕《典论·论文》中说，公文是“经国之大业，不朽之盛事”，意思指治理国家的宏伟事业，传之后代的不朽工程。在领导过程中，不论计划、组织、指挥还是协调、控制、激励、创新，一时一刻也离不开公文这个重要工具。
2. 公文是社会组织的脸面形象。社会组织具有社会管理和行政管理职能，代表一级组织，其“品牌价值”直接关系到社会影响力和凝聚力。社会组织公文水平的高低，代表这个团体组织的脸面形象。能力强、风气正，公文写作必然准确规范、求实高效；能力弱、风气差，公文写作也必然会丑态百出，贻笑大方。
3. 公文写作是领导者的基本功。在今天这样大型化了的社会里，为了发挥领导力量，必须依靠写作能力和讲话能力。作为社会组织的领导，不仅自己要会写，还要会指导别人写；不仅知道怎么写，更要知道怎么规范地写；不仅要熟练掌握公文特定格式，更要熟练把握行文规则和办理要求，这些都是社会组织领导的基本功。
二、公文的种类
公文，有专指和泛指的区别。专指是俗称“红头文件”的法定公文；泛指是包括法定公文、事务文书、日常文书的所有机关用文。
1.法定公文。2012年7月1日实施的《国家党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。值得注意的是，“会议纪要”改成了“纪要”。
2.事务文书。法定公文之外的机关常用文书，可随法定公文印发。如调查报告、工作总结、计划、方案、讲话稿、规定等。
3.日常文书。一般不随法定公文印发的常用文书，如贺信、感谢信、欢迎辞、欢送词、演讲稿、竞聘演说稿、新闻稿等。
三、公文的文面规范
1.标点符号。“尾随文后，不占行头”。标点要在文字之后，不能出现在一行的行首。“行末无左号，两格不折断”。对于成双成对出现的标点，如双引号、书名号等，不能在上一行的行末出现“左半截”，可以出现在下一行的行首；对于占两格的标点，如波折号、省略号等，不能在上一行的行末出现一半、下一行的行首再出现一半，可以移到下一行行首。“数字不转行”。行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。
2.标题。“上下空行，居中排列”。法定公文要求编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排列；事务文书和日常用文要注意上下空行；标题折行时词组不能拆开，以防止引起歧义；标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”“的通知”不能单独排行；标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意见》的通知”，此处的“意见”不是法规、规章，因此不可用书名号，可改写为“印发关于加强某某工作的若干意见的通知”有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。
3.结构层次序号。结构层次序数分“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”四个层次。只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识，数字序号后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“1、”。“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号；在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等；一般公文标题为2号小标宋、第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体；公文中第一层次标题后不加标点符号，一般单独成行。第二层次以下的标题后均应加标点符号，一般不单独成行。
4.字符使用。汉字“○”不能用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替；公文发文字号用的六角括号“〔〕”不能用中括号“［］”或小括号“（）”代替；单书名号“〈〉”不能用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；分隔符“• ”不能用小数点“.”代替；代指“某某”的“××”符号不能用英文大写字母“X”代替。解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。
5.数值范围表述。4-6%、0.2-6等应分别为4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时，不能省略第一个数字后的单位，如“5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。 表示时间范围时，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成“三、四天”、“七八十年代”不能写成“七、八十年代”。
6.阿拉伯数字与汉字。定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。如，五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、“十二五”规划、五易其稿等。中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。如辛卯年正月二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数等）以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数字。如改革开放30年来、下午5时前报到、公元前2500年等。也有一些情况，具体使用汉字还是使用阿拉伯数字不是绝对的，允许灵活变通。比如，整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字；比较孤立的普通数量结构（数字加普通量词），如果是十以下的整数用汉字就较得体，如一个人、三本书、看了十遍、三项议题等；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“大概”等表示的约数一般使用汉字，但如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，为保持体例上的一致性，其约数也可以使用阿拉伯数字，如“通过几年的发展，该区已入驻企业35家，总投资近20亿元，2010年完成税收5000多万元。”
7.字词。一是“截止”与“截至”。 从意思上讲，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。从用法上来说，“截止”后不能带时间宾语，不能说“截止昨天”或者“截止某月某日”。 “截至”后面必须带时间宾语，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就与“截至”的意思相同了，可以在后面带宾语。例如“截止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”与“制订”。“制定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成；“制订”强调方案、计划等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等；“制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多；“制订”表示具体形象者居多，公文中习惯用于具体规章制度的订立，如“研究制定社会组织发展规划”应该是“制订社会组织发展规划”。三是“其它”与“其他”。据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。四是“按照”与“遵照”。“按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种文体；“遵照”带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。“按照”是介词，“遵照”是动词，如“按照×× 同志的指示精神……”，应写为“遵照×× 同志的指示精神……”。五是“报道”与“报导”。公文中统一用“报道”，不能用“报导”。六是“期间”与“其间”。在使用时，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。 “期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。“期间”不能单说，而“其间”可以单说，如“期间，对文件修改了20多次。”应写为“其间，对文件修改了20多次”。七是列举完后“等”的用法。有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市”，还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”，这里的“等”是表示列举完了之后收尾。
8.拼音。汉语拼音的拼写以词汇为单位连写，如“中国社会科学院”，应拼写为“ZHONGGUO SHEHUI KEXUEYUAN”,不可拼写为“ZHONGGUOSHEHUIKEXUEYUAN” 或“ZHONG GUO SHE HUI KE XUE YUAN”。转行规则参照英文，必须在一个完整的音节处转行，并加转行线“-”。